EE2-AO-PO-2026-001-Question soumissionnaire 2 à 12

QUESTIONS DES SOUMISSIONAIRES N° 2 à 12

Objet : Service de restauration scolaire

Référence : EE2-AO-PO-2026-001

Mode de passation : procédure ouverte

Mode d’attribution : adjudication au prix le plus bas

Pouvoir adjudicateur : Ecole Européenne Luxembourg 2

Dans le cadre du marché en objet, des soumissionnaires ont posé les questions suivantes :

2. Mécanisme de redevance

Nous avons bien noté que le cahier des charges prévoit une redevance de 4 % sur l’ensemble des recettes encaissées, avec la possibilité pour EE2 de réviser ce taux avant chaque année scolaire. En cas de modification, les prix seraient ajustés selon la formule indiquée. Il est également précisé que les prix à indiquer dans le bordereau des prix doivent être présentés hors redevance. Afin d’éviter toute mauvaise interprétation, pourriez-vous confirmer que :

Les prix proposés dans notre offre doivent être exprimés hors redevance, et que la redevance applicable la première année (4 %) sera ajoutée ensuite au prix de vente indiqué dans le bordereau de prix ?

Si cette interprétation n’est pas correcte, nous vous remercions par avance de bien vouloir nous préciser la méthode attendue.

Nous vous confirmons que les prix à indiquer dans le bordereau des prix doivent être exprimés hors redevance.

La redevance applicable pour la première année est fixée à 4 % sur l’ensemble des recettes encaissées, conformément au cahier des charges. Cette redevance n’est pas à intégrer dans les prix unitaires renseignés dans votre offre.

3. Convention collective Catering dans la formule de révision des prix

Dans la formule de révision des prix (article I.4.2 de l’annexe 9), la composante salariale intègre la cote d’application de l’échelle mobile des salaires (S/S0) ainsi qu’un correctif lié à l’indexation gouvernementale du salaire social minimum (Smin). Or, dans le secteur du catering au Luxembourg, les coûts salariaux sont également impactés par l’application de la convention collective sectorielle, dont les évolutions peuvent être distinctes de l’indexation du salaire social minimum.

Pourriez-vous préciser si une adaptation de la formule de révision des prix pourrait être envisagée afin d’intégrer explicitement des paramètres déjà prévus ?

L’autorité adjudicatrice prend note de la remarque relative à l’impact de la convention collective sectorielle du secteur du catering sur l’évolution des coûts salariaux.

Afin de mieux refléter la réalité de l’évolution des coûts dans ce secteur, la formule de révision des prix prévue à l’article I.4.2 de l’annexe 9 sera adaptée afin de tenir compte des paramètres mentionnés.

La formule de révision des prix est mise à jour comme suit :

P = Po x (0,1 + (0,45 x (A/A0)) + (0,45 x (S/S0) x (1+(Smin x Smin%) x (1+CC%))))

Dans laquelle :

P         : nouveau prix

Po       : prix en vigueur avant révision,

A         : Dernière valeur connue de l’indice mensuel des prix à la consommation national (IPCN) – Produits alimentaires et boissons non alcoolisées de la STATEC

            Si cet indicateur venait à disparaitre, un autre indicateur serait choisi de commun accord entre le Pouvoir adjudicateur et le Contractant.

A0        : Valeur du même indice en vigueur avant révision.

S          : Dernière valeur connue de la cote d’application de l’échelle mobile des salaires du Luxembourg

S0        : Valeur de la cote d’application de l’échelle mobile des salaires du Luxembourg en vigueur avant révision

Smin    : Indexation gouvernementale du salaire minimum en %

Smin% : Part de la masse salariale impactée par le salaire minimum en %

CC%    : Augmentation fixée par la convention collective du Catering

A0 initial = XXXXX en date du XXXXX (date de l’offre)

S0 initial = XXXXX en date du XXXXX (date de l’offre)

4. Mise en place du FoodTruck

Au point 5.4.2 du cahier des charges, il est indiqué qu’un quatrième plat destiné aux élèves du secondaire sera proposé via un food truck mis à disposition par le prestataire les lundis, mercredis, jeudis et vendredis.

Pourriez-vous nous confirmer que la mise en place de ce food truck est attendue dès le démarrage du contrat ?

Dans l’hypothèse où celui-ci devrait être opérationnel dès le début du contrat, pourriez-vous également préciser si l’absence de mise en place du food truck à cette date pourrait entraîner l’application de pénalités à l’encontre du prestataire.

Afin de permettre la mise en place de ce dispositif, un délai de six mois à compter de la date de signature du contrat sera accordé au prestataire pour l’installation et la mise en service du food truck.

A l’issue de ce délai, le Food truck devra être pleinement opérationnel conformément aux exigences du cahier des charges.

Dans l’hypothèse où le Food truck ne serait pas opérationnel, cette situation pourrait être considérée comme un manquement aux obligations contractuelles et entraîner l’application des mesures prévues au contrat, y compris, le cas échéant, des pénalités.

5. Forfait

Pourriez-vous nous confirmer que les forfaits proposés aux élèves sont identiques à ceux proposés en 2022 (cf tableau ci-dessous) :

Nous vous confirmons que les forfaits proposés aux élèves pour l’année en cours sont identiques à ceux proposés en 2022, comme indiqué dans le tableau que vous nous avez communiqué.

6. Liste du personnel en reprise

Pourriez-vous nous remettre la liste du personnel à reprendre en indiquant leur salaire respectif ainsi que leur ancienneté.

En effet, afin de garantir les principes d’égalité de traitement et de transparence entre les candidats, tous les prestataires invités à remettre une offre doivent avoir le même niveau d'information.

L’autorité adjudicatrice a consulté le prestataire actuellement en charge du service. Voici la réponse qu’il nous a transmise :

« Concernant la demande décrite ci-dessous, nous prenons la décision de ne pas divulguer ces informations avant la réponse officielle de l'attribution du marché qui est en cours. Dans le cas d'un transfert de personnel les équipes des ressources humaines de chaque société prennent contact directement si besoin afin de définir la liste exacte des équipes et les détails »

7. Composition des « menus types »

Sur la base des points 5.2.4 et 5.2.6 du cahier des charges, nous comprenons que les menus destinés aux sections maternelle et primaire doivent être composés de deux éléments, soit une entrée et un plat, soit un plat et un dessert. 

Pourriez-vous nous confirmer que notre compréhension est correcte ?

La compréhension des soumissionnaires est correcte.

Conformément au point 5.2.4 relatifs à la composition des « menus type » pour la section maternelle p. 50 du cahier des charges ainsi qu’au point 5.3.6 du cahier des charges pour la section primaire, les menus sont composés de deux éléments.

Pour la section maternelle, point 5.2.4, le menu est composé :

• Soit d’une salade ou de crudités et d’un plat principal protidique / végétarien / hypoallergénique (suivant le recensement),
• soit d’un plat principal protidique / végétarien / hypoallergénique (suivant le recensement) et d’un dessert.

Pour la section primaire, point 5.3.6, le menu est composé :

• soit d’une soupe (ou de crudités selon la saison) et d’un plat principal protidique / végétarien / hypoallergénique (suivant le recensement),
• soit d’un plat principal protidique / végétarien / hypoallergénique (suivant le recensement) et d’un dessert.

8. Personnel du prestataire

"L’article 3.5.6. du cahier des charges impose au prestataire de « tenir à jour un registre du temps de travail […], indiquant pour chaque agent à minima : l’identité de l’agent, la date, les horaires, etc. » Afin de nous conformer à la règlementation relative à la protection des données, est-il envisageable de remplacer les noms et prénoms des agents par une donnée plus générique telle qu’un numéro de badge ? Cette légère modification permettrait de préserver les droits et libertés accordées aux collaborateurs en vertu du RGPD, sans porter atteinte au respect des obligations contractuelles prévues à l’article 3.5.6. du cahier des charges

Nous confirmons que, pour la tenue du registre du temps de travail prévu à l’article 3.5.6 du cahier des charges, l’utilisation d’identifiants tels que des numéros de badge peuvent être envisagée.

Toutefois, l’école doit pouvoir, à tout moment, relier chaque identifiant à l’agent correspondant afin d’assurer le respect des obligations contractuelles et la traçabilité du temps de travail.

9. Ecrans

Veuillez préciser le nombre exact d’écrans prévus dans votre proposition et indiquer l’emplacement précis de chacun sur le site ?

Faisait référence au point 3.2.3 du cahier des charges, le Prestataire installe, à ses frais, un système d’affichage numérique permettant de visualiser les menus du jour (plats du jour, informations allergènes, etc.) au-dessus des comptoirs de distribution et aux entrées des bâtiments primaire et secondaire. Ce système d’affichage doit être conforme aux exigences des Clients en matière de format et de contenu (voir point 4.13 Présentation et affichage), et ses modalités de fonctionnement doivent être validées préalablement par les Clients.

Voici la liste des points où un affichage numérique doit être place :

• Entrée du bâtiment Secondaire
• Entrée du bâtiment Primaire
• Cantine Primaire
• Cantine du Personnel
• Cantine du Secondaire
• Cafétéria

L’Ecole fournira l’alimentation électrique ainsi qu’une connexion réseau.

10. Food truck

Le Food Truck accepte-t-il les paiements via badges en utilisant une connexion 4G, Wi-Fi ou un autre type de connexion ?

Il appartient au prestataire de mettre en œuvre, via son système d’encaissement, la solution technique permettant l’acceptation des paiements par badge, au moyen de la connectivité qu’il jugera la plus appropriée.

11. Bornes électriques

Y-a-t-il une borne de rechargement pour véhicule électrique que nous pourrions utiliser pour le véhicule chargé de convoyer les plats vers la maternelle et le CPE.

Nous vous confirmons qu’aucune borne électrique n’est disponible sur le site.

12. Maintenance équipements cuisine

Y-a-t-il eu des équipements en plus ou en moins durant le contrat actuellement en cours.

Il y a eu quelques modifications d’équipement qui n’ont pas été reportés dans les annexes fournies initialement.

Voici les équipements EN MOINS :

• Gros équipements
  • Bande de transport / convoyeur VALIDEX plonge – A remplacer par des tables inox
  • Broyeur à déchets VALIDEX – Retiré pas de remplacement
  • Extracteur à couvert VALIDEX – Retiré pas de remplacement
  • Machine à glaçons en grains (resto PAS) – Retiré pas de remplacement
  • Système d’enregistrement et de contrôle des températures ELIWELL TELEVISNET – Hors service à remplacer par MERAKI

• Petits équipements (remplacés) :
  • Coupe-légume TRS – Remplacé par coupe-légumes ROBOT COUPE CL50 + accessoires disques et couteau
  • Trancheur à gravité SIRMAN AUTO 3505 – Remplacé par Trancheuse BARTSCHER 300 PLUS
  • Charriot de trempage des couverts BLANCO BEW-N9X7 – Remplacé par Bac de trempage inox 806 606

Voici les équipements EN PLUS :

• Gros équipements :
  • 2 x Bain marie mobile 3x GN1/1 avec protection par haleine
  • 1 x Batteur mélangeur DITO SAMA XBM30
  • 1 x four mixte 20 niveaux MKN GN2/1
  • 1 x buffet froid BLANCO 3/1 GN BASIC LINE UK-3 573 075
  • 1 x vitrine chaude NORDCAP W GE-145-53 (Extension cafétéria)
  • 2 x vitrine froide portes coulissantes NORDCAP EPV 177-5 (Extension cafétéria)
  • 1 x armoire réfrigérée 700L (Extension cafétéria)
  • 2 x bain-marie mobile BLANCO SAW L3
  • 2 x chauffe plat halogène SCHOLL PROFIT LINE 25003 avec plaque chauffante (en stock cave, remplacé par bain-marie ci-dessus)

• Petits équipements :
  • 1 x Box photo pour photos des plats avec support appareil photo, appareil photo et 3 clés USB
  • 1 x Laminoir ELECTROLUX LMP500
  • 1 x Mixer plongeant MP600 ULTRA
  • 1 x Mixer Micro Mix ROBOT COUPE
  • 5 x table mobile centrale GK202/20 1800x700x900
  • 2 x balances numériques 15KG RHEWA
  • 6 x fontaine à eau CODIGEL DRINK TOWER + 6x refroidisseur CODIGEL J-CLASS IN
  • 6 x container à boisson PVC gris double paroi avec robinet 19.9L (Livraisons CPE)